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党政办公自动化系统

据了解,办公自动化系统不仅能够极大节约办公耗材,降低办公成本,还能够详细记录所有工作任务的主要内容、涉及人员、处理时限和处理过程,电脑程序根据设置分配权责,可以全面、明确、便捷地查看事件处理进展情况。这种“全程控制,人人监督”的新办公模式,客观上督促各单位及时完成工作任务,有效提高公文办理效率,有效推动全面深化改革工作走向科学化、信息化、规范化。

榆林党政自动化办公主要功能一览表
公文处理 采用统一公文传输标准和规范,提供公文收文登记、办理、查询和归档,发文起草、办理、登记和归档等功能,实现电子公文流转的统一管理。
个人办公 个人办公主要用于个人事务的处理,包括工作计划、电子邮件、待办事宜、工作日志、个人通信录等应用。
信息发布 发布公告、通知、政策法规、业务资料和短信息等信息。
移动办公 利用手机、平板电脑等移动设备,使工作人员能够随时随地的处理简单的、不涉密的业务工作。

一、分分钟搞定公文审批

“以前办理公文审核、批办,遇上领导外地出差、学习,有时候需要花几天甚至更长时间,现在分分钟就能搞定。”共青团榆林市委办公室主任王慧表示,党政办公自动化系统(以下部分简称系统)目前已成为她和同事的办公新宠,自系统投入使用以来,低效的传统公文流转得到很大改观,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,不仅节省了办公时间,让自己有条不紊的处理各项工作,同时也加强了政令推行的实效性。

二、随时随地移动办公

“自动化办公系统提供了实用的移动办公应用,只要接入网络便可轻松实现快速化移动部署。”据共青团榆林市委殷海舰书记介绍,从2014年起他就开始关注办公自动化系统建设工作。去年试运行以来,共青团榆林市委多次组织系统使用学习和培训,培养全体办公人员形成使用系统办公的习惯,转变传统管理观念和工作模式,提高办事效率,使各部门权利与义务明确,方便监督与指导。各单位之间可以通过系统进行实时的信息传递,同时也可利用手机、平板电脑等移动设备,使工作人员能够随时随地的处理不涉密业务工作。

三、节约行政开支节省办公耗材

“以前一个月大概要用20多包纸,现在6包左右就够用了。”榆林市食品药品监督管理局段晶介绍,自从使用系统以来,办公用纸得到明显节约。过去每天发放公文、通知、工作计划等需要大量办公用纸,引进系统后,一年可节省了不少办公用纸及其耗材经费。引入系统后,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在系统上进行,为深入开展各项工作节约了宝贵时间。系统投入使用,不仅节约纸张,降低办公成本,也大大提高了公文运转效率,加快了公文流转速度。

据悉,自2015年系统投入使用以来,榆林市质量技术监督局率先在日常工作中使用系统处理文件。截止目前,系统处理发文409件,收文597件,预归档543件。实现了公文处理、档案管理及部分政务工作的信息化处理,大大简化了政务工作流程,提高了工作效率。

目前,榆林市“智慧城市”和党政办公自动化系统建设步伐不断加快,有效整合资源,开发建设改革信息化平台。预留端口300余个,连接100余个单位,实现了市级党政群机关全覆盖。首批上线运行的81家单位中,工信局、质监局、国土局、团市委、老干局和信息中心等单位先行推广应用并初显成效。(李娟)

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