随着企业发展规模越来越大,员工队伍不断增长,许多企业因行业、规模等实际情况,会有很多的员工长期出差在外,那么如何加强出差员工的管理呢?
一、充分信任,启发自觉。
对于员工来说,很多人并不喜欢出差在外,但因为工作的需要他们不得不出差,出差期间既要处理各项工作,也会因人地生疏而面临各种实际问题。因此,作为单位领导和人力资源部门,应立足于人性本善的出发点,给予员工充分的信任,通过必要培训、领导面谈等方法,启发员工在出差期间自觉遵守国家法律和公司制度的自觉意识,在保证人身安全、财物安全和信息安全的同时,全力以赴地做好相关工作。避免员工出差期间感觉不被信任的问题。
二、建立制度,明确规则。
出差人员长期脱离企业正常管理,远离公司领导和身边的同事,对个人的自主管理能力要求高,对个人的道德品质与职业素质要求高。因此,公司应依据实际情况,本着人性本恶的原则,建立好相应的出差管理办法,同时通过文件、宣讲、培训等方式,引导员工学习、了解相关制度,做到了然于胸。避免员工出差期间改变路线、铺张浪费等问题。
三、健全硬件,科学施管。
对出差人员来说,制度是死的,领导是看不到自己的,如果出差人员在遵守制度上不自觉,极易出现失管失控的问题。因此,要结合企业实际,完善出差人员管理所必要的硬件设计,如出差的目的是为了检查企业在不同地方的店铺,可以在店铺内建立出差人员签到/离开本,由相应店铺每月定期汇总上交公司人力资源部门;或者采取手机照相,注明时间、地点的方式,及时上交直接领导检核;如果出差的目的是为了解决下属单位或者服务企业的实际问题,可以通过视频交流的方式,直接与下属单位或服务企业进行沟通。避免员工出差期间弄虚作假等问题。
四、加强沟通,交流顺畅。
出差人员在外期间,可能会遇到各种困难,需要得到公司的支持与帮助。作为在公司的领导和同事,要主动关心出差的员工,通过定期交流与随机沟通的方式,及时发现出差员工遇到的问题,并及时帮助解决。特别是一些出差人员临时遇到的问题,公司人员要迅速反应,尽快予以帮助解决,不能因各种客观原因而拖延处理,不能找各种理由拒绝协助。对于出差人员费用报销等,应体现人性化、简单化,不宜出现吃、拉、卡、要的问题。要提醒出差人员关注安全,爱护身体,避免员工出差期间无人关心、无人协助的问题。
五、关怀帮助,解决后忧。
对于长期出差人员来说,除了自身远离家庭和企业,会面临各种困难,更重要的方面是因为自己出差,如何关心、照顾家人,也成为影响他们安心出差的重要原因。因此,作为企业领导、人力资源部门和出差人员所属部门领导,应主动关心出差人员的家人,对其家人遇到的困难及时予以帮助解决,切实消除出差人员的后顾之忧。如此,可以让出差人员更好地安心工作。
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