制度建设篇：电商公司之出差管理制度

一、目的

1、为了统一、规范管理员工因公奉派出差事项，特制订本制度；

2、本制度适用于本公司以及所属分公司因公出差的各级员工，出差涉及事项均须按照本制度规定执行；

3、本制度涉及审核批准的事项中，权责单位因故无法实施的，其指定代理人或指定授权人可代理实施，未经明确指定的人员确认无效；（权责单位：总经理、董事长）

二、出差类型及规定：

1、当日出差：出差当日可能往返者

（1）当日出差的交通费凭乘车证明实数支给；

（2）当日出差人员不得在外住宿；但因实际需要，事先呈报权责单位核准按远途出差办理；

（3）当日出差一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车，特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的，事前须由总经理审核批准，审核方式微信或QQ；申请人将审核结果截图给总助存档备案。

1. 自备车辆出差者，事前须由总经理审核批准，公司可根据实际行程公里数予以1元/公里油费补贴，不再另外报销交通费；出车前必须将出车前的里程表与返回公司后的里程表拍照发送给总助存档，否则，只能按百度地图导航的公里数进行报销。

2. 佛山五区及广州金沙洲范围内出差的，一律使用公共交通工具（公共汽车或地铁），情况紧急的，经总经理审批后方可开车前往。审核方式微信或QQ；申请人将审核结果截图给总助存档备案。

3. 使用企业交通车辆或借用车辆者不得申领交通费；

2、远途出差：出差必须在外住宿者

（1）远程出差的交通费凭乘车证明实数支给；

（2）远途出差在其出差区域内有公共汽车或地铁直达目的地的，须乘坐公共汽车或地铁，若因时间紧急或其他原因乘坐出租车的，事前须由总经理审核批准，审核方式微信或QQ；申请人将审核结果截图给总助存档备案。

（3）出差人员的交通工具除可利用公司外，以利用火车、长途汽车为原则；但因特急事情经公司所属权责单位核准后方可利用高铁或空运交通工具，机票由人事行政部门安排购买；人事行政部门对比机票与火车票的性价比，决定外出交通工具火车、汽车或飞机。

1. 出差人员乘坐火车在晚8：00点至次日凌晨7：00点或白天连续乘车超过6小时的，可购买硬席卧铺票，其余时间乘坐列车硬座。乘火车旅程超过 6 小时而没乘坐卧铺的，按硬座票价的 60%予以补贴；

3、关于乘坐出租车、私车公用的审批方式

由申请人写明事情的原因及紧急程度，以微信或QQ方式发给总经理，总经理回复，申请人将审批截图给总助蔡小姐存档（当总经理没有及时回复时，请在申请发出10分钟左右致电给总经理催批）。

4、关于改签费、退票费的承担

申请人填写出差申请，经部门领导审批后，交行政部或总助订票；由于个人原因或计划不周、临时改变计划导致的改签费用、退票费用，由申请人个人承担（承担方式现金支付或当月工资中扣款）。

5、工厂店往返用车

从总公司到分公司往返的工作人员，在不影响工作的前提下，优先选择公司送货车辆前往。

6、未经批准擅自开私家车出行的，一律按火车票或汽车票同等价格报销

1. 出差签核程序

（一）个人申请出差

1、出差人员应提前25日办理出差申请，填写《出差审批单》，并按以下核决权限逐级核准后方可执行：

2、分公司经理/总部部门经理出差，报请公司总经理审批（可通过邮件报请核准）；

3、分公司部门主管出差，报请分公司经理审批；

4、业务或其他人员出差，报请分公司经理/部门主管（总部业务人员出差报请公司总经理）审批；

（二）公司指派出差

1、即由公司权责单位或分公司经理、部门主管根据业务及其他工作需要，指派其单位涉及岗位人员出差；

2、指派出差均由出差本人填写《出差审批单》，并按照本制度执行出差费用申请、核销事项；

（三）其他规定

1、员工出差时限由审批权责单位或指派人员视情况需要事先予以核定。

2、因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以通讯方式请示并经批准，出差后补办手续。

3、出差员工（总经理及以上人员除外）在出差前须到人力资源部或分公司考勤执行人处办理考勤登记。

4、出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请其所属权责单位审核批准；因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知权责单位并在出差结束后提供相关证明；经其调查确实后批准另给付出差旅费。

四、出差费用标准及相关规定：

（一）出差时间核算：

1、出差当日14：00以前出发按1天计算；

2、出差当日14：00以后出发按半天计算；

3、出差当日14：00以前返回按半天计算；

4、出差当日14：00以后返回按1天计算；

5、此处涉及的时间以车票、机票等起／至时间提前／滞后2小时为准。

（二）出差费用标准

五、出差费用预支、核销程序

（一）出差费用预支方式

1、因公出差的员工需预支出差费用的，凭核准的出差审批单至财务按规定办理费用预支,预支金额为核准金额的80%。

2、出差人员亦可先行垫付出差费用，出差完毕后凭相关票据进行核销；

3、借款原则为：前款不清，后款不借

（二）出差费用核销程序

1、核销规定

（1）住宿费用按标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。

（2）交际费用额度由总经理或分公司经理核准，未经核准费用自理。

3、所有报销项目均需凭发票等票据报销；不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给以不同程度的处罚。

4、当日出差者不报销住宿费。

5、出差人员未经核准，出差时间超过审批时间的，停留期间涉及的餐费、交通费、住宿费均自理，特殊情况由总经理核准后予以全额报销。

6、本制度中涉及报销的费用，如遇特殊情况超支须提交书面报告经总经理审核批准后方可报销；

7、若出差应报销住宿费无相关凭证者，则按相应最高住宿费标准的50%支付。

8、员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经其所属权责单位批准并由人力资源部复核后，可安排补休。

㈡核销程序

1、员工须在出差结束后3个工作日之内完成差旅费的报销工作，并呈交一份出差报告单。

⑴从财务单位领取《报销单》后，依财务单位规定的标准粘贴相应的票据。

⑵填好《报销单》的所有明细，出差人员签字后，呈报核决权限逐级核准，具体如下：

申请人填写《报销单》→部门负责人或分公司负责人确认→财务部复核→总经理批示：同意报销或退回申请人→财务部执行

2、财务单位复核程序

⑴财务单位人员按照本制度规定，复核单据的规范情况，包括出差审批单、票据的张贴、金额核实、权责单位核准签字、报销时间等；

⑵经其复核确认后，予以办理涉及人员的出差费用报销事项；

⑶对于出差费用的超标部分不得报销；

⑷涉及超出规定时间的费用报销，公司不予报销，特殊情况由总经理核准后予以全额报销；

3、出差人员为两人或两人以上差旅费支出、报销说明：

⑴出差小组中须指定专人管理所有人员差旅费的支出、报销工作，其他人员仍须签字证明；

⑵出差期间发生的费用中，如有公司不予报销项的支出额，由出差人员（除董事长、总经理外）根据公司出差费用标准中的标准比例进行分摊；

1. 所有员工出差所发生的差旅费，均分列入项目成本。

六、补贴标准：

（一）出差补贴的时间规定

1、每次出差时间3天及3天以上方可申请补贴

2、出差补贴的时间计算：

1）出发：出发日开车时间在14点前的按一天计算，开车时间在14点及以后的按半天计算。

2）返回：到站时间在14点及以前的按半天计算，到站时间在下午14点以后的按一天计算。

（二）出差补贴申请流程

1、出差人员出差之前填写好《出差申请表格》由相关人员签字，如遇临时出差无法填写，可在出差后2日之内填写好交人事部存档；

2、人事部每月对出差人员及天数进行统计，汇总成汇总表，跟工资表一起交给财务；

3、无出差申请表的不进行补贴。

（三）补贴标准

1、普通员工每天补贴10元

2、主管级以上每天补贴15元

七、附则

1、下属与上级一起出差时，下属的报销标准跟随上级；

2、如与本公司其他同性别的员工共同前往同一地点，两人住宿费合计不超过较高职位者的最高报销标准；

3、餐费、住宿费的标准，因物价的变动，可以由总经理随时通令调整；

4、本制度由公司人力资源部负责解释；本制度的拟定、修改由人力资源部负责，报公司总经理批准后执行，修改后亦同；