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做好工作进度的管理没你想的那么简单!(小白也要懂的项目管理7)

做好工作进度的管理没你想的那么简单!(小白也要懂的项目管理7)

导语: 按时完成工作是每个职场人必备的技能,哪如何建立一套科学、高效、专业的工作时间管理计划呢?这就是今天我们要讨论的话题。

一直在纠结是先写案例还是先写理论知识的问题,先写案例的趣味性会高很多可是看了就是看了没什么收获远不如去看个电影解说要不厨师做饭,可如果先写理论知识的话就太枯燥了很难有阅读下去的兴趣,就完全不符合我们“职场轻知识,用阅读来消磨时光”的理念了,所以结合有用、有趣、易学三个方面,真个系列会采用故事+案例分析+PMP知识点的方式来进行展开,故事为工作中常见的一些场景、案例将围绕故事和知识点提供解决的思路、PMP知识点将围绕《项目管理知识体系指南第五版》按章节提炼精华、下面,就开始我们今天的第六个章节 --- 项目进度管理(章节为《项目管理知识体系指南第五版》中对应的章节)。

重要说明:十大知识点对应5个项目过程组,表示在对应的阶段,知识点需要配合的资源有那些,有疑问的小伙伴请阅读往期内容不懂行的领导+项目管理=背不完的黑锅(小白也要懂的项目管理3)。

首先,开始我们今天的故事:

王先生在过年前被公司开除了,因为他刚刚搞砸了公司一个很重要的项目,三个月前老板交给了他一个任务,因为团队成员有限,所以需要找一个外包团队来承担一部分工作,因为原来也发生过类似的事情,所以就和原来的外包团队谈好了需求和价格,王先生在整个项目中负责对接、交付和验收工作,可开发到中期,项目经理突然发现外包团队的交付质量是有严重问题的,王先生一问才知道对方的核心成员已经离职,现在是一个新来的人在做,时间已经过去了一个多月,公司内部因为有项目经理盯着还在稳步推进,可外包这边出现这么大的问题已经是无法挽回了,领导关键时刻收回了外包团队所有工作,将能调用的人全部调用参与到了这个项目当中,可终究还是因为前期耽误了太多工期,导致各个资源衔接不上,项目没办法按时交付给甲方,公司只能按合同赔钱了事,王先生也无奈在年前失了业。

前面故事究竟犯了那些错误呢:

1.没有里程碑的设计:作为项目管理中最重要的一个名词,我想就是完全没接触过项目管理的小伙伴们也听说过,故事中公司有项目经理盯着关键节点的把控所以没有问题,但是外包团队完全没有里程碑的交付,所以到发现问题的时候已经无法挽回了;

2.项目路径需要专业的人来拆解和规划:给项目组预留缓冲时间应对各种突发情况是项目管理人员的基本素养,越是大的项目紧的项目越要有足够的空余时间,即使前期投入的人力物力多一点,也是有备无患,故事中王先生就是前期预留的资源不足,在发生突发情况时在调用资源已经来不及了。

对进度的管理是整个项目管理知识体系中最为重要的一个环节,那么如何做到科学、高效、专业的进度管理呢?

我们结合故事来说下进度管理的一些基础知识点:

项目时间管理为包括管理项目按时完成所需的各个过程,主要包括规划进度管理、定义活动、排列活动顺序、估算活动资源、估算活动持续时间、制定进度计划和控制进度。

重要说明:每个过程均有输入、工具与技术、输出三个环节构成,输入表示为完成当前环节需要准备的工作,工具与技术表示为完成当前环节所需要的手段,输出表示当前结果,上图中,所有知识领域的环节均有这三部分构成。

规划进度管理:为规划、编制、管理、执行和控制项目进度而制定的政策、程序和文档的过程,本过程的主要租用是,为如何在整个项目过程中管理项目进度提供指南和方向;

定义活动:识别和记录为完成项目可交付成果而需采取的具体行动的过程,本过程的主要作用是,将工作包分解为活动,作为对项目工作进行估算、进度规划、执行、监督和控制的基础 。

排列活动顺讯:识别和记录项目活动之间的关系,本过程的主要作用是,定义工作之间的逻辑顺序,以便在既定的所有项目制约因素下获得最高的效率。

紧前关系绘图法(PDM)是创建进度模型的一种技术,主要依赖四种关系,完成到开始(FS)、完成到完成(FF)、开始到开始(SS)、开始到完成(SF);

项目进度图是表示项目进度活动之间的逻辑关系图形,开始(FS)、完成到完成(FF)、开始到开始(SS)、开始到完成(SF)。

估算活动资源:估算执行各项活动所需材料、人员、设备或用品的种类和数量的过程,本过程的主要作用是明确完成活动所需的资源种类、数量和特性,以便做出更精准的成本和持续时间估算;

估算活动持续时间:根据资源估算的结果,估算单项活动所需要的工作时段数的过程,依据的信息包括:活动工作范围、所需资源类型、估算的资源数量和资源日历,应该由项目团队中最熟悉具体活动的个人和小组来做,故事中王先生犯的最致命的错误就是在这个环节。

制定进度计划:分析活动顺序、持续时间、资源需求和进度制约因素,创建项目进度模型的过程,本过程的主要作用是把进度活动、持续时间、资源、资源可用性和逻辑关系代入进度规划工作,从而形成包含各个项目活动的计划日期的进度模型。

进度网络分析是创建项目进度模型的技术,常用方法如下:

关键路径法:在进度模型中,估算项目最短工期,确定逻辑网络路径的进度灵活性大小的一种方法;

关键链法(CCM):允许项目团队在任何项目进度路径上设置缓冲,以应对资源限制和项目不确定性;

资源优化技术:根据资源提供情况,来调整进度模型的技术

项目进度进化展示活动之间的相互联系,以及计划日期、持续时间、里程碑和所需资源。

控制进度:监督项目活动状态,更新项目进展、管理进度基准变更,以实现计划的过程,本过程的主要作用是提供发现计划偏离的方法、从而可以及时采取纠正和预防措施。

结束语:

作为项目管理中最核心的管理技能之一,这也是我们日常工作、生活、学习中适用范围最广的技能之一,不管对项目管理有没有兴趣的小伙伴,这都是你应该深入学习的一个章节。

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