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从0到1教你制作出入库进销存表格

出入库表应用十分广泛,是每个公司都用到的表格,下面我们来看看怎么从一张空白表一步一步实现《出入库表》的制作,目的是做到只需要记录出库入库流水,自动对库存及累计出入库数量进行计算、实时统计。

出入库表构成

做一个出入库表,我们一般希望报表能够:根据我们记录的出库数量、入库数量,自动统计出每种物品当前的实时数量,所以一份完整的出入库表,基本具备以下内容:

1、每种物品的自身属性信息包括 名称、型号或规格、单位等;

2、物品出库流水记录、入库流水记录;

3、物品当前库存量;

有时候为了统计库存资金及监控库存数,还会需要下列信息:

4、物品出库入库总金额,当前库存余额;

5、物品库存量不足其安全数量时自动告警。

接下来,就手把手教你如何制作一份自动统计货品出入库表。

- 01 -

建立物品信息

首先,要对物品进行信息化整理。为了规范管理,公司一般都会按一定可识别含义的方式对物品进行统一编码,比如某物品为“经过电镀工艺的U形03号材质的钢材料”,可以编码为:GUDD003。

▲ 物品信息见上表,包含了物品的基础属性信息

- 02 -

制作出入库记录表

接下来,就需要制作货品出入库的记录表。出库和入库流水可以分开在两张表里来记,也可以合在一张表,看实际使用的方便程度。这里以后者来示例:

▲ 表格包含:物品信息,及每次出入库的日期、数量。

第一步,创建查找函数。产品属性信息在「物品信息表」中都是登记过的,这里我们希望记录时通过选择编码后,自动生成名称、型号、单位。只要在后面对应属性单元格分别使用VLOOKUP查找函数就可以实现,见以下动图教程:

▲ 利用VLOOKUP函数,自动得到了与前面编码对应的信息。

函数公式:

=VLOOKUP($$C3,物品信息表!$$B:$$E,2,0)

函数解答:

第一个参数$$C3表示想要查找的内容;

第二个参数物品信息表!$$B:$$E表示要查找的区域(物品信息区);

第三个参数2表示返回的内容为查找区域的第几列,最后一个参数0表示精确查找。

公式中($$)符号代表该公式所引用(指向)的单元格在拖拽填充时不会发生行或列的移动。

第三个参数是指定返回内容,那么在“型号/规格”、“单位”对应单元格中将上述VLOOKUP函数的2分别改为3、4就可以实现型号和单位的查找了:

可以看到第一条记录在编码确定之后,通过在“物品名称”的D3单元格中使用VLOOKUP函数就自动得到了与前面编码对应的信息。

第二步,优化函数公式,避免错误值。如果物品信息为空,那么出入库表后面对应的VLOOKUP函数返回了错误值#N/A,这时候我们用IF函数进行优化。

▲ 优化公式,避免表格出现错误值#N/A

函数公式:

=IF($$C3=””,””,VLOOKUP($$C3,物品信息表!$$B:$$E,2,0))

函数解答:

若查找单元格为空时返回空,为物品编码时返回该编码对应名称、型号、单位。

第三步,将编码做成下拉列表选择。将物品信息编码制作成下拉列表,以来可以免去多余的手动输入,及手动输入可能带来的填写错误,二来既省力又规范,见下图操作:

▲ 下拉列表选择,不仅避免了错误而且非常高效

简单三步后,一份完整的物品出入库记录表就顺利制作完成了。实际应用的过程中,选择物品编码自动显示物品信息,非常方便。如下图操作:

- 03 -

实现库存统计

接着,我们继续对表格进行升级!每个登记在册的物品信息后面,增加出库数、入库数、当前库存,均实时显示!

在「物品信息表」后部再增加以下几个内容:

1、“前期结转”,表格在新启用时可以登记仓库物品原有库存;

2、累计出库、入库数量

3、当前仓库库存量

▲ 增加的内容,利用函数可以自动化生成

虽然新增了统计项目,但累计出库、累计入库可利用SUMIF函数从「出入库记录表」中获取,并没有增加工作量,见以下教程:

函数公式:

=SUMIF(出入库流水!$$C:$$C,$$B3,出入库流水!$$G:$$G)

函数解析:

第一个参数出入库流水!$$C:$$C表示条件列;

第二个参数$$B3表示前面条件列应该满足的条件(对应该行物品编码);

第三个参数出入库流水!$$G:$$G表示对满足条件的在此列求和。

同样的方法将第三个参数出入库流水!$$G:$$G换成出入库流水!$$H:$$H得到累计入库数量:

接下来,我们就可以利用简单的求和公式,实现当前库存自动填入:当前库存=前期结转+累计入库-累计出库,见下图教程:

- 04 -

制作库存告警

实际工作当中,我们常常需要对物品的库存进行监控,假如A物品需要保有的安全数量为500,低于500有影响生产的风险,低于500时醒目颜色提示存量告警,并显示当前欠数,以便及时发现提前做采购计划。

因此,继续对表格进行升级!在「物品信息表」后面继续增加“安全库存”、“是否紧缺”和“欠数”,如下图:

▲ 新增安全库存、是否紧缺、欠数信息。

库存告警要好用,表格需要做到以下两点:

1、库存足够时显示不紧缺;

2、库存小于“安全库存”时显示紧缺,并标出欠数,紧缺的用黄颜色提示:

是否紧缺函数公式:

=IF(J3="","",IF(J3>I3,"是","否"))

函数解析:

表示“安全库存”中不设置,则不做后面的提示;“安全库存”中设置了数量,则紧缺时显示“是”,不紧缺时显示“否”。

欠数函数公式:

=IF(K3="是",J3-I3,"")

函数解析:

表示如果紧缺显示欠数,不紧缺(或不需提示)时显示为空。

通过调整后,只要设置了物品的安全库存,就可以自动进行提醒及限时欠数,能够提前对物品的补货及采购进行计划,非常直观。效果如下图:

- 05 -

报表优化及其他

到这里,一个自动统计的出入库表就能够轻松实现了!有了这个工具再也不用担心上千个物品的仓库库存算错了,库存一紧张就告诉采购去买,效率也提高了!

另外,还有4个升级优化的小tips,可根据自己的实际情况进行调整:

1、对于空行函数返回错误值或0值的,可用上面所讲到的IF(A=””,””,B)来优化;

2、需要计算“金额”,则每个数量后增加“单价”和“金额”,金额里公式=数量*单价,即可;

3、物品编码具有唯一性,在录入时应防止重复,可以选中编码所在列(B列),点击“数据”--“拒绝录入重复项”,来规范录入,输入重复编码时表格将阻止录入;

4、公式保护:选中含有公式的单元格,点击“审阅”保持“锁定单元格”处于激活状态,而其他需要用来填写的单元格保持非激活状态。 然后点击“保护工作表”,在弹出的对话框中取消第一个“选定锁定单元格”前面的勾,确定即可。

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