管理视界 2019-1-18

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奋斗了一年，终于到了论功行赏的时候，一场成功的年会，就像一年一度的春节联欢晚会，它至关重要，不可缺少！不能不开，不可不开，必须要开！因此，今天我们就来揭秘下中小型企业年会筹办流程，大家可以根据自己的情况，量体裁衣，制定出适合自己的年会方案，为公司和员工们办一个热闹的年会！

筹办年会总体上是分为三步会前、会中和会后。

会前1确定方案策划

所谓主线方案是指，确定活动的主要内容，其中包括但不仅限于活动目标、活动时间和地点、活动形式、活动大致流程。因为整个策划案的细节都是以这几方面作为核心点的。

其中在活动时间方面需要考虑：

对参会人员来说是否方便，地点是否方便，时间是否充裕。一般来说本地作战比较方便，在物资、人员调配以及成本上，都能进行较好的把控。时间上，根据活动可能需要的大宗事项准备进行预估，一般来说，都是一个月。

2编制预算

办年会要做的事情很多，作为筹办者，一般都是根据企业给出的预算，来做具体工作安排。这个预算必须提前知道，不然后面的工作是没法做的，这个预算一般是根据城市、年会大小、公司利益方面结合出来的，具体由公司负责人评估出来。

3材料准备

4费用申请

申请颁奖奖金，及其他大额费用，根据预算表，制定费用申请报告。

5人员统计

会前一周完成：

A.统计参会人员、参与抽奖人员名单 ;

B.统计并安排参会人员住宿。

6年会主持

A.会前两周确定会议、晚会主持人选;

B.要求晚会主持在开始前有不少于3次的排练。

7场地验收

会前两天验收场地，重点检查：

A.设备(网络、电脑、投影、话筒、灯光、音响调试等) ；

B.舞台装饰、会场桌椅摆放等。

8人员接待

会前一天，专人负责接送参会人员，安排就餐等。

9其他

A.会前两天准备会场音乐;

B.会前一周收集表演音乐。

10统筹协调

年会筹备组长/副组长负责协调各项工作的开展，督促工作按计划进行。

其中年会节目编排环节，需要专门的人编排出来，再进行开会讨论是否合理，一般年会节目会包括：宴席、企业文化宣灌、表彰评优、节目表演、抽奖、互动等等内容。如果不知道怎么编排，编排人员可到网上找资料参考。

在年会正式开始时，一定要演练彩排，这样可以保证年会顺利进行下去，不会出错这非常的重要。只要演练彩排做到位，等到真正上台时，就熟能生巧了。

会中1统筹协调

年会筹备组长/副组长负责协调各项工作按计划进行，控制好会议、晚会时间。专人负责全程录影、录像。

2会议记录

专人负责记录会议发言重点，记录会议纪要。

3技术支持

电脑、音响、音乐操作及其他技术支持。

4后勤支持

A.茶水、点心及时供应;

B.麦克风传递;

C.灯光、场务(如表演期间负责通知表演人员、提醒发言人员控制发言时间等)控制;

D.奖金、奖品、奖牌等的管理、发放;

E.礼仪小姐随时候场;

F.保持现场清洁卫生;

G.保证就餐按时进行。

备注：会中各项工作同时进行，不分先后。

会后1安排返程

安排其他单位人员返程事宜。

2场地清洁

清洁会议场地等。

3资料收集

A.录像剪辑、相片汇总成册;

B.整理会议纪要;

C.编制跟踪表，跟踪年会提出的项目。

4费用结算

年会费用汇总结算。

5后续宣传

通过各种媒介(官网及自媒体平台)宣传年会相关报道。

6会后总结

及时召开总结会，总结年会筹办过程中的优点与不足，作为今后年会筹办的借鉴。

整个年会筹办流程中，重中之重是做好会前工作，会中落实、协调，会后及时总结。为了明确责任到人，保证年会各项工作按计划进行，结合着上面给出的流程，建议制作一份详细的节点控制表。