实操:完整薪资系统的设计连载之八:海外派遣人员的薪资福利制度
企业派驻海外的人员越来越多,尤其是一些中小型的企业,也都有了许多海外的派驻人员。以前,海外派遣人员好像是大型企业的专利一样,现在连中小型企业都面临到这个问题,因此有关海外人员派遣的一些规章制度与福利措施,有时一些相关的杂志也都有辟专栏探讨,足见这个议题是大家所关心的。
有关海外派驻人员的一些前置作业,或是文化上的调适,不是本文所探讨的主要重点。本文所定的重点为如何规划海外派驻人员的薪资、福利制度,这一点相信是许多公司所共同关心的。
国外出差、短期派遣、长期派遣的区别
如果将长、短期期派驻与一般的国外出差管理混为一谈,会造成许多管理上的困扰。从性质来看,这些人员虽然都是停留在海外工作,但是从派出国的部门、工作性质与人员定位来看,实在是不一样。既然不一样,在薪资福利制度及管理的重点也是不一样。
国外出差的情形,大多是非常态性且时间较短,几天至叁周内。因此这类人员在薪资上并没有与平常不同,所以重点是在国外出差旅费上的设计,基本上是属於福利上的考量。
海外长期派遣人员指的是,派到国外的公司,人员编制也归属海外公司。这类人员通常有固定的任期,几个月回来休假一次。这类人员,如果在薪资制度没有另行设计,而直接以国外出差的模式处理,通常会延伸很多薪资与差旅费管理上的困扰。
短期派遣则是,时间较长,次数不定,又不像国外出差,也不像长期派遣人员,是介於一般国外出差与长期派遣人员之间的一种。
所以在设计这些人员的薪资福利时,应先区别这叁类人员的定位,例如,将「长期派遣」定义为指两年以上,依任期制前往海外公司服务。「短期派遣」则是指两年以下,30天(含) 以上,前往海外公司服务。其他的情形则视为「一般国外出差」,以国外出差办法处理。
之後所订定的制度,即可适合全部的人员适用,否则在派遣人员较多的情况下,如果每个人都是以个案方式处理,不但人事单位辛苦,相关单位主管也辛苦,久而久之海外人员派遣的薪资一定会出现漏洞。
如果公司在国外已设立据点(公司),则人力资源单位应协助其订定当地适用的薪资福利制度。不论从何处前往当地工作的人员,其薪资、出差津贴等等,都应适用当地同一规定。这样当地的管理才能很快地进入轨道。否则差别化的待遇,将使得当地的管理将陷入永无止境的纷扰。至於有所差异的部分主要是一些福利措施与返乡探亲假日,这些都是原派出公司处理,当地公司并无法知道。
派遣薪资与福利
职等的转换
职等的转换,指的是员工在不同公司间派遣时,因各个公司规模大小有所差异的关系,员工其职等在不同公司之间,也需要做一转换。这是因为这样的规定,才不会使人员的派任变成杂乱无章。
我们常听到许多外派的员工,在本土时为领班或是组长,一到国外变成经理或是副理。这中间到底是对或是不对,有时很难从这样的表面判断。这是因为与公司的规模大小有关。其实,这个道理很简单,大公司的人员到小公司上班时,即便从事相同的职务,也希望其职等(头衔)高一点,或是小公司的员工,换工作到大公司时,须从基层做起。这样的心理或是看法,其实是反应出公司规模与职务的定位之间的关系而已,而事实确实也是如此。
既然如此,就有必要将关系企业包括海外的的公司,其彼此职等的对应关系,变成标准,这样对调动时的薪资调整,就变成很有帮助的规定。
例如,总公司、关系企业与海外公司之职位关系定义如下,并将所有关系企业归类至一到四级的定义中。
升迁
长期派遣人员一到当地公司,其升迁即应按当地公司规定办理。这是因为长期派遣人员一旦被调离原任职公司,其原先职等已被冻结。所以常常有些长期派遣人员任期届满回公司时,才发现当初比自己职等还低的人,已晋升到比自己高的情况。而自己因为长期留在国外,变成一直停留在原地踏步。
这种情况主要有两种原因所造成,一是长期派遣人员在派遣期间没有晋升,另一种是即便有晋升,但是回原任公司时,因没有职等对照关系,所以用当时被派出前的职等复职。这两种原因都是会使长期派遣人员,在回任原公司时,造成许多困扰。
所以解决这类问题的根本原因就是,长期派遣人员,其资格在派遣公司仍应参予该公司的升迁机会。在获得资格晋升後,应将资料回报原任公司,由原任公司按各关系企业的职等对照表,给於承认新的资格,并更新其升迁资料。这样当该原回公司时,即可按最新的资格复职。
派遣人员的薪资
派遣人员的薪资规划,需要以总支出费用的观点设计。因为海外派遣人员,虽然薪资应该比较高,但仍然有行情可循。只有从总薪资的观点设计,才不会出现超出行情的薪资,破坏公司的薪资架构。如果层级较高的派遣人员,每月的派遣薪资觉得不够多时,一样可以应用年薪的观念补足差额,绝不是直接调高每月的薪资,而总薪资应包含在海外公司所领的薪资。才不会变成两头领,却没人知道该员实际领了多少钱。
所以,针对不同职等(或是职务)订定海外派遣时的薪资,对海外派遣人员的薪资作业,才能透明化,也可以减轻这类事情的负担。例如规定如下:
如果海外派遣人员大部分的薪资仍然在员任职公司支领,则比原薪资多出的部分,可纳入海外派遣津贴。例如,张叁原先每月薪资为36000元,该员被派至海外公司,依规定在本部的总薪资为85000元,那麽该员的应保留其薪资架构,只增加(85000-36000)39000元的海外派遣津贴。如果薪资要分成多地方给付,那只是支付的方式不同而已,其总薪资仍需要受到规范,这样对派遣人员的薪资就能完全纳入制度的掌控中。
另外,比较争议的一项是,派出的国别不同时,总薪资是否应该不同。关於这点,这并没有绝对的定论,但是可能比较多的公司倾向没有差异,我个人也认同这一点。因为一样出国在外工作,薪资应该与工作责任、压力有关,而不是依照国家别区分。至於因国家不同产生的相关差异,应该以海外派遣人员的福利制度来加以弥补。
至於该员的薪资费用是否另切会计科目,将该费用转至海外公司的人事费用,这是另一个管理层面的问题,这里不作深入的探讨。
眷属津贴
当公司答应员工携带眷属前往海外公司赴任时,员工对於眷属的起居生活等相关补助就产生需要了。因为除了极少数主动愿意移民国外的员工之外,其他人员大多数是因为「人在江湖,身不由己」的因素,不得不前往,所以对员工眷属的照顾,当然是理所当然。
一般对眷属的津贴有生活津贴、住房津贴、交通津贴、教育津贴,这些津贴的规划,应尽量以人道立场来思考,毕竟员工离开自己最亲近的人事物,到了一个陌生的国度为企业打拼,最终的利益也是贡献给公司,因此海外人员的薪资福利,在可能的范围内,意即总成本的考量下,给於较优渥的待遇。如果大家认为海外派遣人员的待遇真的那麽吸引人,也可藉此鼓励大家投入此一行列,对公司反而可增加轮调、储备的人员。
至於因为本部干部成本较高的问题,就需要考虑如何当地化及掌握外派出人的绩效。为了降低公司外派人员的费用,公司应明确订出干部当地化的进度表,及如何加强海外公司的绩效管理,这两大主题,有机会再深入探讨。
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