办公自动化为长文档添加目录

办公自动化为长文档添加目录
2018年12月08日23:33:43 0 271

大家好,今天我们来学习一下为长文档添加目录的方法。

这是一篇长文档,经过我们的设置以后,文档将变成包含目录的的效果

第一步:在文档开头插入分节符,类型为下一页,用于存放目录。

节是word中独立的编辑单位,它可以将word文档分成若干部分,每个部分可以有不同的页边距、页眉页脚、纸张大小等不同的页面设置。

分节符是为表示节的结尾而插入的标记。

将光标定位在文档开头。单击页面布局选项卡,找到分隔符按钮,在下拉菜单中选择分节符---下一页,则在当前内容的前面出现一个新的页面。该页面独占一节。

第二步:为了便于查看,在后面的各个章节插入分页符。使每个章节另起一页

将光标定位到第一章的行首,在页面布局选项卡中,单击分隔符,选择分页符中的下一页,其他的章节也按照此操作进行。

第三步:设置各章的格式为标题1

选中第一章的标题,单击样式组中的标题1

其他的设置与该设置相同,我们可以借助格式刷复制格式。

选中标题1,双击格式刷,鼠标变成刷子的形状,将光标定位在第二章标题的前面,选中第二章的标题,就将第一章文字的格式应用到了第二章中。

目前鼠标仍然是格式刷的形状,我们继续选中第三章,格式更改完成。其他各章使用同样的方法完成。全部设置完成,再次单击格式刷图标,光标恢复原样。

第四步:将各章标题样式设置为标题2

选中第一章第一个标题,单击样式组中的标题2,依然使用格式刷将该样式应用到其他二级标题中。

第五步:插入页码

将光标放在首页,单击插入菜单,在页眉和页脚组中,选中页码,我们将页码插入到页面底端,选择一种页码格式即可。

插入页码以后,我们发现正文与目录的页码一起进行编码,导致正文的页码从2开始。这样是不合理的。

一般来说,正文的页码应当从1开始。也就是说正文的页码段应当与目录的页码段互相独立,互不干扰。

下面我们设置让目录与正文各自单独占据一个页码段。

我们对正文的页码进行编辑,让正文页码从1开始。

双击正文第一页的页码,在设计选项卡中,单击页眉和页脚组中的页码按钮,在下拉菜单中选择设置页码格式,将页码编号设置为起始编号为1,这样,不管前面的有多少页,正文的页码都是从1开始。

第六步:插入目录

将光标定位在第一页,单击引用选项卡,在目录组中,单击目录按钮,选择插入目录。因为我们设置了两级标题,因此,在显示级别中,设置为2。然后可以根据需要在常规中选择喜欢的目录样式,我们选择正式,这是最常用的目录格式。

单击确定,目录就做好了。

我们按住键盘上的ctrl键,将光标移动至目录上,鼠标变成手型,此时我们可以单击该目录,跳转至该目录所对应的内容。

 在创建目录时,我们要注意以下三点:

(1)目录单独占据一节

(2)正文页码从1开始

(3)使用系统内置样式中的标题1、标题2作为目录标题的格式。

(4)如果看不到插入的分节符,进行如下操作:回到开始选项卡,在段落组中单击显示隐藏标记按钮。

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